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单位企业档案室建 设要求参考

发布时间: 2015-1-8 8:14:59   新闻来源:

一、档案室设施的 基本含义
企业档案室设施是 维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。
二、档案室设施建 设的基本原则
从本企业实际出发 ,最大限度地维护档案的完整与安全,方便档案的利用。
维护档案的完整, 一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。维护档案的安全,一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。
方便档案的利用, 一是指运用计算机等现代化管理手段,提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。
三、档案用房建筑
1.档案用房建筑设计 要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,向设计部门提出档案用房的建筑要求。
2.档案用房要按照功 能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案库房、档案 业务工作室和阅档室分开),档案库房面积应能容纳本机关10年内形成的全部档 案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。
3.档案库房以东或南 朝向为宜,屋顶、墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上尽可能不用地下和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。
4.档案库房要符合档 案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠 )。
5.档案库房净高不应 低于2.40m。当有梁和通风管 道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入 库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其 他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。
6.档案库房门窗既要 便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm;窗应为双层窗, 开启窗应有密闭措施,设纱窗;当采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10,档案库房不得采 用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。
7.档案库房地面应光 洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为200公斤/平方米以上,采用 密集架时承重应不低于在500公斤/平方米为宜。
8.档案库房墙体要求 光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能。
9.档案库内严禁设置 明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防 以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。
四、档案库房的安 全防护
1.健全制度:档案库 房管理制度,包含库房日常安全管理,定期安全检查,每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查,每年对所保存的档案进行一次清点核对,并做好检查、清点记录,发现 问题应及时汇报并采取相应的措施。
2.防高温、防潮:档 案库房温度控制在14-24℃,每昼夜波动幅 度不大于±2℃;相对湿度控制 在45%-60%之间,每昼夜波动 幅度不大于±5%。库房内应配备温 湿度仪,应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。
3.防日光直射和紫外 线照射:采用人工照明时,宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘,避免阳光直射档案。
4.防有害生物:档案 库房应尽量将温湿度控制在标准范围,档案箱柜内应放置防虫、防霉药品,并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器,净化库房空气。为防虫和防鼠,管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应 采取防护措施。
5.防尘、防污染:档 案库房及箱柜保持整洁、无灰尘,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。
6.防火:档案库房应 配备消防器材,采用气体或干粉型,并定期检查更换。库房内严禁存放易燃易爆物品,严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范,8小时以外、节假日 或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查,确保万无一失。
7.防盗:档案库房、 箱、柜门应及时上锁,钥匙由档案管理人员保管,非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。
五、档案室设施设 备配置及装具质量
1.对于新建的档案库 房应该安装质量符合国家标准、数量充足的档案密集架,并安装使用空调、去湿机、加湿器或专用的温湿度自控系统。
2.应配备档案专用、 高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备,可配备档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、消毒柜等设备。
3.档案柜、架应适合 放置A4、B5纸型、会计档案、 基建图纸等各种类型档案,宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。档案密集架总体应不高于2.5m,排架不多于 6层,档案密集架应 符合国家档案局颁布的“直列式档案密集架 ”行业标准(DA/T 7—1992)。
4.档案柜、架排列的 各部分尺寸应该达到以下要求:主通道净宽不应小于1.00m,两行间净宽不应 小于0.80m,顶端部与墙的间 隔不应小于0.60m。库房内柜、架应 成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。
5.卷皮(盒)的印制使用应符合 国家档案局颁布的“无酸档案卷皮、卷 盒用纸及纸箱”行业标准(DA/T24—2000)。为保证质量,档 案卷皮(盒)应采用本区档案部 门统一印制的档案卷皮(盒)。

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